Lo que un prestamista revisa en sus libros antes de aprobar un préstamo de negocio

La mayoría de los dueños de negocio se enteran de lo que quiere un prestamista el mismo día en que solicitan el préstamo, cuando el oficial de préstamos les manda una lista y les da una semana. Todo lo que está en esa lista sale de sus libros, y unos libros que alcanzaban para una declaración de impuestos muchas veces no alcanzan para un expediente de préstamo.

¿Qué suele pedir un prestamista?

La lista exacta cambia según el banco y el tipo de préstamo, pero una solicitud de préstamo de negocio o de línea de crédito en el Valle por lo general incluye:

• Las declaraciones de impuestos del negocio de los últimos años (Schedule C, Form 1120-S o la declaración de una sociedad).
• Las declaraciones personales de los dueños de esos mismos años.
• Un estado de ganancias y pérdidas actual, por lo general hasta el cierre del mes más reciente.
• Un balance general actual.
• Los estados de cuenta del banco del negocio, muchas veces de varios meses.
• Un reporte de antigüedad de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, si su negocio factura a clientes o tiene saldos con proveedores.
• Una lista de deudas con cada préstamo, arrendamiento y línea de crédito, con sus saldos y pagos.

Los prestamistas quieren libros y estados financieros conciliados y al día, no auditados. Lo que necesitan son libros que coincidan con el banco y con la declaración de impuestos.

¿Qué busca el prestamista en cada documento?

Lo que revisan	Por qué les importa
La tendencia de los ingresos en las declaraciones de impuestos	¿El negocio está creciendo, igual o bajando? Un buen año no es una tendencia.
La ganancia neta después de lo que se paga el dueño	¿Puede el negocio cubrir sus propios costos y todavía cargar con un pago nuevo?
El flujo de efectivo, según los estados de cuenta del banco	¿El dinero de verdad entra y se queda, o la cuenta anda cerca de cero?
La lista de deudas y los pagos actuales	Cuánto del flujo de efectivo ya está comprometido.
El balance general: efectivo, cuentas por cobrar, inventario, equipo	Lo que tiene el negocio que podría respaldar el préstamo.
Los retiros o distribuciones del dueño	Si el dueño está sacando más de lo que gana el negocio.
Que el estado de ganancias y pérdidas coincida con la declaración de impuestos	Si no coinciden, ¿cuál es el verdadero? Los prestamistas toman el más bajo.
La antigüedad de las cuentas por cobrar	¿Los clientes están pagando, o los “ingresos” llevan meses sin cobrarse?
La declaración personal y el crédito personal	Por lo general el dueño firma el préstamo a título personal, así que su situación también importa.

Debajo de cada fila está la misma pregunta: ¿este negocio va a hacer el pago cada mes, y los papeles lo demuestran?

¿Por qué importan más unos libros conciliados que unos que se vean bonitos?

El estado de ganancias y pérdidas que preocupa a un oficial de préstamos es el que no cuadra. Si muestra ventas que los depósitos en el banco no respaldan, el expediente se detiene mientras alguien pregunta por qué.

Conciliado quiere decir que cada cuenta de banco y de tarjeta de crédito en sus libros se comparó con los estados de cuenta reales hasta una fecha determinada, y que cada diferencia tiene explicación. Es la costumbre que hace creíble un expediente de préstamo. También hace que la declaración de impuestos salga bien, y por eso nuestro servicio de teneduría de libros y contabilidad concilia cada mes en lugar de una vez al año.

¿Qué hace que un prestamista diga que no, o pida más?

En los expedientes que vemos en nuestra oficina de Tampa Ave, en Reseda, los problemas comunes no tienen que ver con el negocio en sí. Tienen que ver con los registros:

• La declaración de impuestos muestra una ganancia pequeña porque se dedujeron todos los gastos, pero la solicitud de préstamo dice que los ingresos son mucho más altos. Para el prestamista, las dos cosas no pueden ser ciertas. Hable de esto antes de presentar la declaración, no después.
• Gastos personales que pasan por la cuenta del negocio. Enturbian el flujo de efectivo.
• Libros que se quedaron en un trimestre anterior. Los prestamistas quieren el año actual, por lo general hasta el último mes completo.
• Una corporación S donde el dueño no tiene nómina, o un Schedule C sin pagos estimados. Las dos cosas le indican al prestamista que la parte de impuestos no se está llevando al día.
• Saldos que no coinciden con las declaraciones, como una cifra distinta de efectivo al cierre del año.

Nada de esto hace imposible un préstamo, y nada de lo que decimos aquí es una promesa de aprobación. Los prestamistas deciden. Pero cada uno de estos puntos agrega semanas y preguntas, y la mayoría se pueden corregir antes de la solicitud en lugar de durante el proceso.

¿Con cuánta anticipación deben estar listos los libros?

Empiece por lo menos un trimestre completo antes de cuando piensa solicitar, y asegúrese de que el año anterior esté bien cerrado al 31 de diciembre, con la declaración de impuestos presentada. Un prestamista que lee un estado de ganancias y pérdidas del año actual junto con una declaración del año anterior sin presentar va a preguntar por qué falta.

Para el prestamista, el Anexo C (Schedule C) de un dueño único es la declaración del negocio; para una corporación S es el Form 1120-S y el K-1. Las cifras de esos formularios marcan el límite de lo que su estado de ganancias y pérdidas puede mostrar de forma creíble. Nuestro servicio de preparación de impuestos para pequeños negocios prepara esas declaraciones pensando en el expediente del préstamo cuando usted nos avisa que viene uno.

¿Qué puede arreglar un tenedor de libros, y qué solo se arregla con el tiempo?

Un tenedor de libros puede reconstruir un año a partir de los estados de cuenta del banco, separar los gastos personales de los del negocio, conciliar cada cuenta, preparar la lista de deudas y producir un estado de ganancias y pérdidas y un balance general que coincidan con las declaraciones.

Un tenedor de libros no puede cambiar el pasado. Si el negocio perdió dinero hace dos años, la declaración lo dice. Lo honesto es tener libros limpios que muestren la historia real, más una explicación breve de cualquier cosa fuera de lo normal, como una temporada lenta o una compra de equipo que se hizo una sola vez.

Cuándo llamar

Llame al (818) 401-7468 cuando le falten unos meses para pedir el préstamo, no unos días. Eso da tiempo para conciliar, cerrar el año anterior y corregir cualquier cosa que un prestamista señalaría. También puede empezar la conversación en la página de contacto.