Varios años sin presentar declaraciones: el orden para ponerse al día

Tener tres o cuatro años de declaraciones sin presentar es más común de lo que se imagina, y casi nunca empieza porque alguien quiera hacer trampa. Un año difícil, un divorcio, un negocio que se vino abajo, un 1099 que nunca llegó. El primer año que se deja pasar hace más fácil dejar pasar el segundo. Luego empiezan a llegar las cartas, y la pila se siente demasiado grande para abrirla. No lo es. Hay un orden para esto, y el orden importa.

¿Qué pasa en realidad cuando no se presenta una declaración?

Empiezan a correr dos multas. El IRS explica las dos en su sitio. La multa por no presentar la declaración es el 5% del impuesto no pagado por cada mes o parte de un mes de atraso, hasta un máximo del 25%. Si la declaración tiene más de 60 días de atraso, también hay una multa mínima; para las declaraciones que vencen después del 31 de diciembre de 2025 (es decir, las declaraciones del año fiscal 2025), el IRS la fija en $525 o el 100% del impuesto, lo que sea menor. La multa por no pagar es más pequeña, el 0.5% del impuesto no pagado por mes, también con un máximo del 25%. Además, sobre las dos corren intereses.

Fíjese cuál es más grande. Presentar tarde cuesta diez veces más por mes que pagar tarde. Por eso la primera regla para ponerse al día es: presente la declaración, aunque todavía no pueda pagar.

Si usted no debía nada, o le tocaba un reembolso, no hay multa por no presentar la declaración ese año. Pero de todos modos tiene que presentarla para demostrarlo, y los reembolsos tienen fecha de vencimiento.

Lo otro que pasa: si el IRS tiene W-2 o 1099 a su nombre y ninguna declaración, con el tiempo puede preparar una declaración por usted. Esto se llama declaración sustituta (substitute for return). Usa solo los ingresos que el IRS conoce, no le da deducciones más allá de las básicas y por lo general muestra mucho más impuesto del que mostraría una declaración real. Después llega la factura CP14 por esa cantidad. California hace algo parecido del lado estatal, casi siempre empezando con un FTB 4600, la solicitud de declaración de impuestos (Request for Tax Return).

¿En qué orden se corrigen?

Este es el orden que seguimos en nuestra oficina de Reseda, en Tampa Ave. Saltarse pasos es como la gente termina presentando el mismo año dos veces o pagando impuestos que nunca debió.

1. Presente a tiempo la declaración del año actual. Deje de agregar a la pila. Si la fecha límite está cerca, pida una extensión para el año actual mientras trabaja en los demás.
2. Consiga los registros que el IRS ya tiene. Pida al IRS sus registros de salarios e ingresos (wage and income transcripts) de cada año que falta. Muestran los W-2, 1099 y 1098 reportados bajo su número de Seguro Social. Son la base para ponerse al día, sobre todo si perdió papeles.
3. Averigüe lo que el IRS y el FTB ya hicieron. Pida los registros de cuenta (account transcripts) para ver si algún año tiene una declaración sustituta, un saldo o un aviso pendiente. Junte todas las cartas del IRS y del FTB que encuentre.
4. Reúna sus propios documentos, empezando por el año más viejo. Estados de cuenta del banco, ingresos y gastos del negocio, intereses de hipoteca, cuidado de niños, colegiaturas. Empiece por el año más viejo porque las pérdidas, los créditos y la base de costo pasan al año siguiente.
5. Prepare las declaraciones en orden, de la más vieja a la más reciente. Primero el Form 1040 federal, luego el Form 540 de California del mismo año. La declaración de cada año depende de la del año anterior.
6. Presente los años con reembolso antes de que venzan. El IRS dice en su página sobre el plazo para reembolsos que por lo general usted tiene 3 años desde la fecha en que presentó la declaración, o 2 años desde la fecha en que pagó el impuesto, para reclamar un reembolso. Para una declaración que nunca se presentó, eso equivale más o menos a tres años desde la fecha de vencimiento original. Después de eso, el dinero se pierde.
7. Atienda el saldo. Cuando todos los años estén presentados, ya sabe el total real. Entonces puede pedir un plan de pagos, solicitar alivio de multas o ver otras opciones. Por lo general, el IRS no habla de un plan de pagos mientras falten declaraciones.
8. Corrija cualquier año presentado que tenga errores. Si una declaración que sí presentó tenía un error, enmiéndela con el Form 1040-X para la federal y el Form 540 con el Schedule X para California. Las enmiendas van al final, después de presentar los años que faltan.

¿Y si el IRS ya presentó una declaración por usted?

Todavía puede presentar su propia declaración de ese año. La declaración real, con sus deducciones y su estado civil para efectos de la declaración, reemplaza las cifras de la declaración sustituta cuando el IRS la procesa. Aquí es donde muchas veces hay una diferencia grande en dólares, porque una declaración sustituta cobra impuesto sobre el ingreso bruto de un 1099 sin ninguno de los gastos que lo acompañan. Un contratista con una declaración sustituta que muestra un saldo alto puede deber solo una parte de eso una vez que se prepara bien el Anexo C (Schedule C).

¿Todavía puede recibir reembolsos de los años viejos?

Solo dentro del plazo que explicamos arriba. Si uno de los años que le faltan tenía un reembolso, cada mes que espera es un mes más cerca de perderlo.

¿Cómo se ve en la práctica ponerse al día?

La mayoría de las personas llegan con una caja y mucha preocupación. Ordenamos la caja por año, pedimos los registros y le decimos qué años tienen reembolso, cuáles tienen saldo y cuáles están por vencer. Luego los preparamos en orden. Nuestro servicio de declaraciones de años anteriores y declaraciones enmendadas está hecho para esto, y si algún año incluye un negocio, nuestro servicio de preparación de impuestos para pequeños negocios prepara el Schedule C. Si ya hay un aviso abierto en alguno de los años, nuestro servicio de apoyo con auditorías y respuesta a avisos lo incluye en el mismo plan.

Cuándo llamar

Llame al (818) 401-7468 en cuanto decida resolverlo, aunque todavía no haya encontrado ni un solo documento. Los registros del IRS cubren la mayor parte de lo que falta, y empezar pronto protege los años con reembolso. También puede comunicarse con nosotros en la página de contacto.